最も重要なプロジェクト閉鎖活動は何ですか?

あなたはすでに中小企業を立ち上げることによって一生に一度の冒険に乗り出しました。これで、別の、しかしまだ爽快なタイプの冒険に着手する準備が整いました。ビジネスを活性化し、業務を改善し、おそらく収益を豊かにする特別なプロジェクトです。少なくとも、これらはあなたを待っている見返りです–あなたのプロジェクトが正当な結論に達した場合。

信じられないかもしれませんが、一部の特別なプロジェクトは、プロジェクトが初期の「夢の段階」にあったときに想像していたメリットを中小企業の所有者から奪い、衰退したり、軌道に乗ったりしません。プロジェクト管理の専門家が推奨する最も重要なプロジェクト終了活動の準備をすることで、この可能性を回避できます。

プロジェクトの完了の重要性を把握する

プロジェクトが現在どの段階にあるとしても、プロジェクトの完了活動の重要性をすぐに理解することはできません。あなたは旅に出ています。今は重要な最初のステップに集中しているかもしれませんが、それでも目的地に目を光らせておく必要があります。あなたはすでにプロジェクトに多くの時間、労力、お金を投資しており、おそらく大きな希望を持って、他のことを考えることはできません。

スマートプロジェクトのファイナライズ手順に従うと、次のことが確実になります。

  • プロジェクトに関連するすべての作業は終了しました。完了です。プロジェクトに関わっすべての人は、プロジェクトが満足のいく結論に達したことに同意します。プロジェクトを日常業務に統合するために必要な重要なプロセスと手順が整っています。

「プロジェクトドリフト」に注意してください

あなたがまだ疑わしいトーマスの帽子をかぶっていれば、誰もあなたを責めることはできません。プロジェクトマネージャーが指揮を執っていると、がどのようにしてプロジェクトを危険にさらすことができるのか疑問に思われるかもしれません。結局のところ、彼はあなたのプロジェクトにも時間、お金、その他のリソースを投資してきました。彼は業界での評判を含め、多くのことを成し遂げてきました。

現実には、最も有能な手で開始および進行するプロジェクトでさえ、「プロジェクトドリフト」と呼ばれる可能性のあるものの犠牲になる可能性があります。コンピュータプロジェクトは、2つのタイプのドリフトのいずれかに分類されることで特に有名です。

苦しいプロジェクトから学ぶ

最初のタイプのドリフトは、プロジェクトが停滞したときに発生します。理由は次のとおりです。

  • プロジェクトチームはビジネスに非常に統合されるため、その存在は慣習的になります。プロジェクトのトーンは、適時性または緊急性の1つから「通常どおりのビジネス」に変わります。
  • プロジェクトのパラメータは、頻繁に繰り返し変更されます。*期限は厳密には強制されません。また、期限を守らなかった場合の結果でもありません。

「孤児」から学ぶ

2番目のタイプのドリフトは、プロジェクトチームがプロジェクトの成果物に対する責任を新しいチームに引き継ぐことができない、または引き継がない場合に発生します。プロジェクトチームは才能のある人々で構成されているかもしれませんが、彼らは意図せずに業界の専門家が「孤児」と呼ぶプロジェクトを作成します

そしてここでは、区別が重要です。プロジェクトチームは、プロジェクトを実装するのではなく、設計するために雇われました。レストランのシェフのように、彼らが自分の作品を次の人に渡す時が自然に来るはずです。プロジェクトチームはテーブルに着席するべきではありません。

プロジェクトが本当に終了したら、新しいフェーズに入る必要があります。実装と保守の責任は、おそらくあなたの中小企業の何人かの人々を含む、異なるグループの人々に移されるべきです。オーナーとして、9つのプロジェクト終了活動で積極的な姿勢を取ることをお勧めします。手順は多少異なる順序で行われる場合がありますが、計画の一部である必要があります。

プロジェクトの終了を主張するステップ1

プロジェクトの終了プロセスのいくつかのステップは、事実上、予想される自然な出来事であると思われるかもしれません。これはおそらく、プロジェクトを見ていた中小企業の経営者が失速したり、フィニッシュラインに到達できなかったりしたことでもあります。ジャーナリストの「信頼するが検証する」という格言を採用して、当たり前のことを何も考えないのは賢明です。

作業の全範囲が完了していることを確認することから始めます。プロジェクトの終わりまでに、あなたはそのコンポーネントをよく知っているので、それらを記憶から暗唱することができます。ただし、元のプロジェクト提案を掘り下げるという追加の手順を実行します。プロジェクトチームに割り当てられた項目別のタスクが必要であり、これらのタスクをチェックオフリストとして扱う必要があります。

プロジェクトの終了を主張するステップ2

プロジェクトが最初に着手された目標を達成したことを確認します。中小企業の経営者が、プロジェクトが終わりに近づいても問題が解決されない、または改善されないことに気付いたときに「うーん」という瞬間を登録することは珍しくありません。 。

プロジェクトはまだ終了しておらず、変更を加えるのに遅すぎることはありません。あなたの契約はとにかくそれらを許可する必要があります。実現されていない結果でプロジェクトを短くするよりも、プロジェクトを長くする方がよいでしょう。通常、変更には費用がかかりますが、最初からやり直すにはおそらくより多くの費用がかかることを知って、プロジェクトへの投資について長い目で見てみてください。

プロジェクトの終了を主張するステップ3

プロジェクトのサプライヤー、ベンダー、またはパートナーに最終的な支払いを行います。この厄介な詳細は、プロジェクトチームがオフサイトから別のプロジェクトに移動した後、しばしばぶら下がったままになるものです。それまでに、これらのサードパーティが、製品情報、保証、先取特権の放棄などの契約上の義務を果たしているかどうかを確認することもさらに複雑になります。

プロジェクトの終了を主張するステップ4

プロジェクトの全体的なパフォーマンスを計算して記録します。これらの対策のトップは、通常、コストパフォーマンス、またはプロジェクトが予算を下回ったか、予算を上回ったか、または期待どおりに行われたかどうかです。他の対策には、プロジェクトが期限や品質保証基準にどのように準拠しているかが含まれることがよくあります。

プロジェクトの終了を主張するステップ5

プロジェクトに関連するすべてのドキュメントを収集し、インデックスを作成してアーカイブします。これまでに、プロジェクトに関係するすべての利害関係者が重要なドキュメントに簡単にアクセスできるように、特別な「ドッキングステーション」を作成する必要がありました。そうでない場合は、今がそうするときです–そして、それらをバックアップして、コンピューターのクラッシュから保護します。

これは、プロジェクトの範囲と複雑さによっては、面倒で骨の折れるプロジェクトのファイナライズ手順になる可能性があります。ただし、これを「プロジェクトライブラリ」と考えてみてください。これは、将来質問や問題が発生したときに、あなたとあなたの従業員が参照できる貴重なリソースです。

プロジェクトの終了を主張するステップ6

プロジェクトチームから「学んだ教訓」のカプセル化を収集し、それをアーカイブしてください。一部のプロジェクトチームは、このプロジェクト終了の演習を、せいぜい管理上の負担であり、最悪の場合はクライアントをユーモアを交わそうとする試みと見なしています。実際、どちらでもありません。チームが2つの簡単な質問に答えれば、真の価値を提供できます。

  • 私たちは何をしました!とてもよく、それは*将来的に繰り返し有することを私たちは何をしている可能性が、どのように? -よりよいですか

今は見ることができませんが、「キャプチャを学んだ教訓」は次のことができます。

  • 将来のプロジェクトで学習曲線の傾きを減らします。
  • 複製するための一連のベストプラクティスと回避するための不適切なプラクティスを提供ます。*プロジェクトの最終的なコストを増加させるミスステップを回避するのに役立ちます。

学んだ教訓を参照すると、リポジトリは、Webサイトのオーバーホールに着手しようとしている多くの中小企業の所有者への天の恵みとして役立ちました。それは彼らが忘れていた重要な詳細の彼らの記憶をリフレッシュすることができます。そして、1つのWebサイトが彼らのベルトの下にあり、彼らの自信が適度に高いので、2回目はプロジェクトをより細かく制御できるようになります。

プロジェクトの終了を主張するステップ7

プロジェクトによって引き起こされた変更に対応する方法を従業員が理解できるように、必要なトレーニングをスケジュールします。プロジェクトチームに任務を遂行する必要がないように、すべてのツール、ドキュメント、およびリソースを利用できるようにする必要があります。

「苦しんでいる孤児」の叫び声を聞いた場合、あなたは自分の防御を強化するのに正しいです。多くの善意のプロジェクトチームマネージャーは、トレーニングセッションを「後で」スケジュールすることを約束します。しかし、ご想像のとおり、「後で」は延期されることが多く(後でまだ)、まったく実現しません。

上司は、トレーニングセッションをスケジュールするために、可能な限り最後の瞬間まで待とうとしている可能性があります。直前の調整には別のセッションが必要になる可能性があると考えています。これが発生した場合は、途中で彼に会い、できるだけ早く1つのトレーニングセッションをスケジュールし、フォローアップセッションは「後で」残してください。

プロジェクトの終了を主張するステップ8

プロジェクトを承認し、プロジェクトの成果物を受け入れます。これは形式的ですが、重要な形式的です。プロジェクトが問題なく完了したこと、および/またはプロジェクト提案の条件に従って完了したことを証明する文書への署名です。この「通過儀礼」は、プロジェクトをプロジェクトチームの所有物からあなたの所有物に正式に譲渡します。

ほとんどのプロジェクトがそうであるように、プロジェクトに成果物が含まれている場合は、今が成果物を受け取るべき時です。風船を解放する時が近づいています。

プロジェクトの終了を主張するステップ9

プロジェクトチームを解散します。これは別のプロジェクト最終決定形式ですが、プロジェクトチームがあなたのビジネスに半永住権を持っている場合は特に重要です。チームメンバーは、何ヶ月にもわたって集中的に集中して作業した後、スタッフの誠実なメンバーのように感じるかもしれません。

しかし、従業員もそれを目撃するような方法でこのネクタイを切断することは良い考えです。そうするための良い方法は?プロジェクトに関わったすべての人を乾杯する祝賀会で。成功したプロジェクトは、それを実現させた人々と同様に、称賛に値します。

プロジェクトの閉鎖ガードを維持する

基本的ですが重要なポイントを覚えておくと役立つ場合があります。プロジェクトの終了アクティビティはプロジェクト中に行わます。それらはプロジェクトから分離されていません。つまり、プロジェクトの存続期間の他の時点でプロジェクトを弱体化させる問題の影響を受けません。実際、一部の中小企業の所有者は、プロジェクトチームがだらしなくなったり、全体的な目を「ボールから外したり」する場合、プロジェクトの強度が始まるプロジェクトの終わりに向かって発生する可能性が高いと警告する場合があります。沈静化し、おそらくそれへの関心が衰え始めます。

他の中小企業の所有者は、一部のプロジェクトチームは、物理的にビジネスをチェックアウトする前に、少なくとも精神的に「チェックアウト」すると言うでしょう。これは、プロジェクトチームの焦点が次のプロジェクトに向けられるために発生することがあります。チームメンバーは、バックミラーではなく、先を見据えています。これらの理由から、次の場合は警戒を怠らず、率直に発言するのが賢明です。

  • 主要なプロジェクトチームメンバーは、プロジェクトの終了段階のずっと前にプロジェクトを離れ始めます。成果物が流れ始めますが、品質は劣ります。主要なチームメンバーに電話をかけることができなくなったり、通常よりも電話に戻るのに時間がかかったりします。

運が良ければ、プロジェクトが優れた教師になり、ビジネス全体の無数の状況に適用できるレッスンを提供できることに同意するでしょう。また、プロジェクトの完了活動の重要性を理解することで、プロジェクトは、正当な目的地に到達するまで、一部のプロジェクトがレールを抱きしめている証拠として機能します。