Outlookの電子メールでメッセージの一部を印刷する際の問題

転送と返信の証跡、長い署名と引用は、電子メールメッセージを雑草にする可能性があります。ペーパーレスオフィスの最強の支持者でさえ、時折デジタル通信の一部を印刷する必要があります。長い交換や添付ファイルからのテキストのセクションが必要で、それを配信したメッセージは必要ない場合は、適切な方法を使用して選択的な印刷を生成し、最善の努力にもかかわらず一部の出力シナリオが失敗する理由を理解します。

添付ファイル

添付ファイルを開いたり表示したりせずに、添付ファイルを配信する電子メールメッセージから直接印刷できます。この手順では、特定のファイルのみを選択するオプションを提供せずに、すべての添付ファイルを印刷します。[添付ファイルを印刷する]チェックボックスは、Outlookで最初にメッセージを開かずにメッセージを印刷した場合にのみ表示されます。さらに、このプロセスはデフォルトのプリンターにのみ印刷されるため、デバイスの電源を入れて、用紙とインクまたはトナーが適切に供給されていることを確認しない限り、手順を完了することはできません。添付ファイルを選択的に出力するには、添付ファイルを作成したアプリケーションで添付ファイルを開き、そこから印刷します。

情報権管理

学校や企業は、MicrosoftのInformation Rights Managementを使用して、電子メールメッセージに添付された受信ファイルで実行できることを制限しています。これらの保護は、機密情報または専有情報の不適切な流れを減らすのに役立ちます。添付ファイルを配信した電子メールメッセージから印刷しようとすると、システムは、ドキュメントで何ができるかを指定する権利サーバーに接続します。権限に印刷権限が含まれていない場合、メッセージまたはメッセージが作成されたMicrosoftOfficeアプリケーションからファイルを出力することはできません。Print Screen機能でさえ、ドキュメントごとに適用されるこれらの保護を上書きしません。

印刷オプション

Microsoft Outlookで長い電子メールメッセージから選択的に印刷する場合は、プログラムのBackstageビューのプレビューペインを使用して、テキストフロー全体から特定のページを選択します。印刷範囲オプションを使用すると、印刷する連続ページまたは非連続ページを選択できます。ただし、この戦術では、メッセージから特定の範囲のテキストのみを印刷することはできません。単一の段落のハードコピー出力、またはページの一部にまたがる選択が必要な場合は、メッセージの内容をコピーしてMicrosoftWord文書に貼り付けます。送信したメールの中からメッセージを印刷し、ブラインドカーボンコピーの受信者の電子メールアドレスをBCC行に表示するには、Print Screenを使用してメッセージをビットマップ形式でキャプチャし、画像キャプチャをMicrosoftペイントなどの画像編集プログラムに貼り付けます。

Outlook Web App

デスクトップのOutlookアプリケーションではなくMicrosoftのOutlookWeb Appで電子メールメッセージをオンラインで読む場合は、メッセージを印刷するために別のウィンドウとして開く必要があります。プレビューペインにはメッセージの全内容が表示されますが、出力を促すための印刷ボタンはありません。メッセージを開くと、スタンドアロンのドキュメントウィンドウにプリンタアイコンを含むツールバーが表示されます。デスクトップバージョンのOutlookの出力プロセスと同様に、OWAには、[印刷]ダイアログボックスが表示されたら、印刷する特定のページを選択するオプションがあります。

バージョン情報

この記事の情報は、Microsoft Outlook 2013に適用されます。他のバージョンや製品とは、わずかにまたは大幅に異なる場合があります。