給与を管理する方法

あなたの仕事は単にあなたの従業員に彼らの給料を与えることで止まらないので、給与はあなたの中小企業の中核機能です。また、関連する連邦、州、および地方の法律を遵守する必要があります。給与計算の義務を適切に管理しないと、給与や財務報告が不正確になる可能性があります。効果的な管理を通じて、給与計算の強化に役立ちます。

考慮事項

毎週、隔週、半月、毎月など、一貫した支払い期間を選択します。州の最低給料日法を調べます。法律で義務付けられているよりも頻繁に支払うことができますが、それほど頻繁ではありません。

給与システム

給与システムを使用すると、給与を処理できます。給与を社内で処理する場合は、給与全体を手動で処理するよりも、給与ソフトウェアを使用する方が効率的です。ソフトウェアベンダーは通常、ビジネスの規模に基づいたパッケージを用意しています。時間とお金を節約するために、あなたはあなたの給与計算義務を給与計算サービス会社に外注するかもしれません。プロバイダーは給与を処理し、多くの場合、会社の給与税と福利厚生の義務を処理します。あなたがしなければならないのはプロバイダーの仕事を再確認することです。

計時システム

従業員の労働時間を追跡するために、労働者に毎週のタイムシートに記入してもらうか、タイムレコーダーを設置することができます。後者は、従業員がタイムレコーダーの時間を作成するのが簡単ではないため、前者よりも効率的です。お持ちのタイムレコーダーの種類に応じて、タイムカードに表示されているパンチを計算するか、システムが計算を実行します。

給与税

給与計算を行うときは、社会保障やメディケアを含む連邦給与税を従業員の給与から源泉徴収し、適切な政府機関に自分の分を支払う必要があります。また、連邦所得税、州所得税(該当する場合)、および失業保険の拠出金も撤回します。連邦所得税の源泉徴収の目的で、新入社員にW-4フォームを渡して記入し、最初の給与に間に合うように返送してください。連邦税の義務を常に把握するには、内国歳入庁の通達E「雇用者の税ガイド」を参照してください。州および地方の負債を決定するには、州の歳入庁または地方の税務査定官に連絡してください。

従業員給付

健康保険、柔軟な支出勘定、退職金制度などの会社の福利厚生を従業員に提供する場合、そのような制度への従業員の自発的な拠出も給与によって処理されます。あなたの給与または人事スタッフがあなたのビジネスのこの領域を処理するかもしれません、あるいはあなたは第三者の管理者を雇うことができます。遺族、休暇、病欠、個人的な日などの有給休暇を提供する場合、給与管理者は何が使用されているかを追跡できます。

直接預け入れ

生成する給与が多ければ多いほど、追跡する必要のある小切手も多くなります。給与は盗難や置き忘れの影響を受けやすくなっています。これが発生した場合は、盗まれた小切手または紛失した小切手に対して支払い停止を発行し、従業員に別の給与を再発行します。銀行に直接預金を設定し、このオプションを有効にする給与計算ソフトウェアを使用することで、この可能性を回避できます。従業員に直接預金することの利点を説明し、それを受け入れるように促します。

会計

給与計算は、会社の給与経費を監視する方法です。給与計算を通じて、賃金、給与、給与控除、およびその他の費用を正しい財務勘定に割り当てます。また、定期的な調整を実行して、正確な給与、税務報告、および会計を保証します。

記録の保存

連邦政府と州政府には、給与に関する特定の記録管理法があります。給与計算ソフトウェアは給与計算データを保存しますが、各給与計算期間の終わりに給与計算レポートを印刷し、安全な場所にハードコピーを提出することで、信頼性を高めることができます。レポートは、給与期間中の各従業員の総賃金から純賃金までの内訳を示しています。