まだ配達されていない商品の請求に関する会計方針

現金会計では、簿記は簡単です。お金が実際に手に渡るまで、取引を記録しません、と会計ツールは言います。発生主義会計では、お金を稼いだり借りたりするとすぐに取引を記録します。支払った商品の前または後に請求書が届いた場合、トランザクションを適切に記録するには、いくつかの追加の会計手順が必要です。

ヒント

関連する商品やサービスを受け取る前に請求書を前払いする場合は、現金を貸方に記入し、前払いの消耗品、前払いの在庫、前払いのサービスなどの前払いの費用勘定科目から借方に記入します。あなたが支払ったものを受け取るとき、あなたは前払い費用を貸方に記入し、在庫費用または同様の口座を借方に記入します。

請求書が届かない

バイヤーが単にサプライヤーを訪問し、必要なものの代金を支払い、商品を持って出て行った場合、記録管理は簡単ですが、それはしばしばそれが起こる方法ではありません。代わりに、注文、配送、請求、支払いはすべて、プロセスのさまざまな時点で行われます。さらに混乱させるために、在庫管理システムは、会計システムとは異なる方法で商品の出荷を処理します。

たとえば、Purchase Controlによると、在庫品目の出荷を受け取ったが、請求書はまだ受け取っていないとします。在庫記録を絶えず更新する永久在庫システムを使用している場合は、出荷を一度に記録します。定期的な在庫では、会計期間の終わりにそれを記録します。いずれにせよ、商品の請求書を受け取るまで、購入を買掛金として記録しません。

2,000ドルの在庫を注文したとします。請求書が受け取られない限り、GRNIアカウント(請求されていない、受け取った商品)と在庫に$ 2,000を記録します。仕入先が商品請求書を提出すると、GRNIが2,000ドル削減され、買掛金に2,000ドルが記録されます。

GRNIトラッキング

ビジネスが成長するにつれて、GRNIの出荷がより一般的になる可能性があります。GRNIアカウントは、複数の購入、複数のアイテム、および複数のベンダーを含む数百のエントリで終わる可能性があります。請求書を受け取ったときにそれらを追跡および更新するには、時間と労力が増加し、追跡を失うのは簡単です。ベンダーの遅延、請​​求書の誤り、詐欺は事態を悪化させる可能性があります。

ソフトウェアはこれを助けることができます。自動化されたプロセスにより、人間の目がスキップする可能性のあるデータを見逃すことなく、請求書を受け取り、注文書と照合し、必要な簿記の調整を行うことができます。これには、タイムラグなしで書籍を最新の状態に保つという追加の利点があります。これにより、遅いベンダーやタイムリーに納品するベンダーを見つけて、どちらがより多くのビジネスに値するかを判断しやすくなります。

未受領の商品

時々物事は逆に動作します。あなたは請求書を受け取ります、多分それを支払います、しかしあなたはまだ商品を持っていません。会計ツールによると、これは、たとえば、注文した商品の前払い時に発生します。前払いは、現金会計を使用していて、費用を早期に記録したいため、または前払いが優先されるためである可能性があります。また、売り手が何らかの理由であなたに信用を与えない場合にも起こります。

支払われたが受け取られなかった在庫、または前払い商品、または前払いサービスの会計処理は、相手方があなたに負っている商品またはサービスを資産として扱います。事前に1,200ドルの在庫を支払う場合は、1,200ドルを現金化して、前払い費用資産勘定から1,200ドルを借方に記入します。在庫品目またはその他の商品を受け取ったら、前払い費用を貸方に記入し、在庫費用を借方に記入します。

サービスを使用すると、プロセスがより引き出されるため、少し複雑になります。たとえば、1年分のインターネットサービスや保険を前払いする場合、毎月の支払いの12分の1の前払い費用を借方に記入します。たとえば、1年分の保守サービスに24,000ドルを支払った場合、毎月前払い費用から2,000ドルを借方に記入し、同じ金額の保守費用勘定に貸方記入します。

実際問題として、すべてのプリペイド費用と購入でこれを行うと、あまりにも多くのプリペイドアイテム、特にサービスを追跡することで会計を滞らせる可能性があります。これを回避するには、プリペイド経費勘定にアイテムを入力するための最小しきい値を設定します。しきい値は、言う、であれば$ 500、あなたがのために前払い$ 400事務用品の価値は、単に治療$ 400、通常の費用として。

現金で取引する場合

多くの中小企業が行うように、現金会計を使用する場合、プリペイド経費勘定のようなものはありません、とFunderaは言います。今日、$ 1,400の商品請求書を支払いましたが、2週間商品を受け取らないとします。前払いの費用を心配する代わりに、通常の購入として$ 1,400を記録するだけです。今日300ドルで6か月のサービスの料金を支払った場合、今日の費用を記録し、後でアカウントを調整することはありません。

これはあなたの会計を単純化しますが、それはまたあなたの財政の見た目を歪めます。今月、1年分のサービスに対して$ 3,600を支払うとします。これは今月の非常に大きなサービス費用の1つであり、その後に11か月の費用ゼロが続きます。月額300ドルの費用を示す発生主義アプローチは、より現実的な状況を示します。

あなたが売り手であるとき

あなたが売り手である場合、支払われたが受け取られなかった在庫の会計処理は逆に機能します。購入者の在庫アイテムまたはサービスは、資産ではなく負債として帳簿に記載されます。売り手は通常、多くの前払いを行わないため、支払いを追跡してアカウントを調整することは難しくありません。

たとえば、出荷する商品に対して1,500ドルの支払いを受け取った場合、前払い負債勘定に貸方を記録し、現金への借方を記録します。商品を出荷するときは、前払いを借方に記入し、収益勘定に貸方記入します。事前にサービスを販売する場合は、購入者と同様に、サービスの月ごとにアカウントを調整します。

前払いで現金を要求する

Jobber Academyによると、顧客に前払いをさせることの利点には、滞納を心配する必要がなく、支払いがタイムリーに届くようにすることが含まれます。あなたがタイトなキャッシュフローを持つ中小企業なら、それらは間違いなくプラスです。それが良い考えである他の状況があります:

  • あなたはかなりの量の原材料のために砲撃しなければならないでしょう、そしてあなたは預金が欲しいです。屋根葺き職人は、たとえば、帯状疱疹や釘を覆うために預金を要求することがよくあります。
  • それは大きな仕事であり、クライアントを取り消す余裕はありません。保証金は、顧客の賛同を保証します。
  • あなたは過去の経験から、このクライアントが遅れて支払うことを知っています。
  • あなたのビジネスは新しく、キャッシュフローが必要です。

欠点は、商品やサービスの前に商品の請求書を送信すると、特に顧客があなたの仕事に不満を持っている場合に、顧客との関係を汚染する可能性があることです。取引条件が何であるかを常に前もって明確にしてください。納品後、ご満足いただけるかご連絡ください。余裕があれば、前払いの割引を提供します。あなたはあなたの顧客が完全に満足することを望んでいます。