プロジェクトが予算を超える10の理由

統計的には、すべてのプロジェクトの少なくとも85%がある程度予算を超過しています。これは多くの場合、人間の制御を超えた予期しないイベントが原因です。幸いなことに、何がうまくいかないかを認識していれば、オッズを左右することができます。予期せぬ事態に備えて予算に余裕を持たせ、緊急時対応計画を立てることで、資金が不足する可能性を減らすことができます。

プロジェクトリーダーの経験不足

プロジェクトのリーダーの経験不足は、予算を含め、プロジェクトのあらゆる側面が不注意に誤って管理される可能性があることを意味する可能性があります。すべての事業に初めてのことは事実ですが、そのポジションの責任に不慣れなプロジェクトリーダーは、プロジェクトの開始から完了までを熟知しているリーダーよりも多くのハードルに直面する可能性があります。新生児プロジェクトのリーダーは、プロセス全体を通してより多くのガイダンスと監視を必要とします。少なくとも、慎重で客観的なアドバイスを信頼できるメンターが必要です。

コミュニケーション不足/人事管理

プロジェクトを発展させるためには、すべてのフェーズで正確でタイムリーなコミュニケーションが必要です。プロジェクトリーダーは、何が必要であり、サプライヤー、請負業者、乗組員/チームメンバー、および管理者に何が起こっているかを明確に表現する必要があります。個々の乗組員/チームメンバーも同様に、彼らの間でうまくコミュニケーションをとる必要があります。計画および実行中の誤解は、タスクが適切に実行されないことにつながります。状況を修正すると、時間の遅延や予算超過が発生する可能性があります。同僚は、予測されるタイムラインを収束させ、予期しないコストを最小限に抑えるために、プロセス全体を通じてお互いを最新の状態に保つ必要があります。

ヒューマンエラー

ヒューマンエラーは、貸借対照表の小数点の省略や置き忘れから、注文された機器や消耗品の間違いまでさまざまです。どんな形であっても、間違いはコストがかかる可能性があります。ヒューマンエラーのほとんどの形態は、ドキュメント、注文を確認し、変更が発生したときにそれを再確認することで軽減できます。

損傷または機能不全による損失

重要な機器が現場で壊れたり、設置中に損傷したり、意図したとおりに動作しなかったりした場合は、プロジェクトを軌道に戻すために、再注文、交換、または修理する必要があります。これらの状況のそれぞれは、割り当てられた予算に予期しない費用になる可能性があります。各プロジェクト予算の一定の割合は、予算の必要性から資金が流用されないように事前に取っておかなければなりません(最大30パーセント)。

ベンダー関係の問題

外部の請負業者、ベンダー、またはサプライヤーとの問題は、プロジェクトの予算に影響を与える可能性があります。信頼性とスキルに優れているという評判の高いベンダーのみを使用してください。プロ意識の欠如、締め切りに間に合わないこと、手間のかかる作業は、プロジェクト中に別のベンダーを探し、交換を契約するために新しい料金を支払うことを意味します。

従業員の欠勤

病気や緊急事態によりある程度の欠勤が発生する可能性がありますが、それが多すぎるとプロジェクトの成功を妨げることになります。プロジェクトの先頭に立つために選ばれた個人は、プロジェクトが完了するまで見通すために個人的に完全に投資され、経営陣によって慎重に選ばれる必要があります。プロジェクトの途中で従業員を交代させる必要がある場合、新しい人が受けなければならないトレーニング/学習曲線が原因で遅延が発生する可能性があります。多くのスタッフが失われ、交代しない場合、手元のタスクを完了することはより困難になり、より多くの職務を担う人が少なくなります。

仕上がりが悪い

割り当てられたタスクは、時間どおりに完了するだけでなく、適切に実行される必要があります。複数の調整または修正を必要とする不十分な作業パフォーマンスは、残業要件のためにより多くの費用がかかり、予算を圧迫する可能性があります。プロジェクトに熟練した経験豊富な専門家がいることで、すべての違いが生まれます。

環境要因

悪天候や自然災害についてはほとんど何もできません。チームメンバーが現場に到着するのを妨げたり、物資の配達を遅らせたり、部分的または全体的な損失をもたらしたりする状況のために、プロジェクトが予期せず無期限に中止される可能性があります。この種の後退からの回復は簡単なことではありませんが、プロジェクトの初期計画段階で保険にお金を割り当てるのは賢明です。

先見の明の欠如

不十分な計画は、ほとんどの予算不足の原因です。簡単に言えば、プロジェクトに必要な資金が割り当てられていない場合、プロジェクトが完了するまでに必要な資金が増えることは間違いありません。給与から諸経費まで、事業に財政的に何が必要かを理解していないと、早い段階で資金が不足する可能性があります。

リソースの割り当てが不十分

予算のある資金は、活気のない地域での法外な支出を避けるために慎重に使用する必要があります。ある分野で多額のお金を使い、別の分野で十分なお金を使わないと、特に資金が限られている中小企業では、プロジェクト全体が危険にさらされる可能性があります。一例として、はるかにハイエンドで頑丈な電化製品を購入するために、より安価な床材を使用してコストを削減したキッチンの建設/改修があります。床の設置後、電化製品が納品されました。アプライアンスを持ち込んだときに標準以下のフローリングが損傷したため、新しいフローリングを注文する必要があります。タイムラインだけでなく、予算にも影響があります。より良い選択は、予算を抑え、プロジェクトをスケジュールどおりに保つために、高品質で手頃な価格のフローリングと電化製品を注文することでした。