添付ファイル付きのGmailメールテンプレートの使用方法

Gmailのテンプレートとして「返信定型文」を使用する機能は、ビジネスオーナーにとって強力な時間節約機能です。価格表や見積もりなど、よく要求される情報のデフォルトの電子メールテンプレートを作成すると、注意が必要な他の緊急の電子メールを処理するための時間を増やすことができます。Gmailでは、メールの本文をテンプレートとしてのみ保存でき、添付ファイルは保存できませんが、通常のメールと同じように、送信前に追加できます。

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Gmailのウェブサイトでユーザー名とパスワードを入力してアカウントにログインします。

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画面右上の歯車のボタンをクリックし、ドロップダウンメニューから[設定]をクリックします。

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[ラボ]タブをクリックし、[返信定型文]ラボの横にある[有効にする]をクリックします。

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下にスクロールして[変更を保存]をクリックすると、Gmailが再起動します。

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画面の左上にある[作成]ボタンをクリックしてから、メールの[件名]領域のすぐ下にある[返信定型文]リンクをクリックします。

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ドロップダウンリストから[新しい返信定型文]オプションをクリックして、テンプレートの名前を入力します。たとえば、電子メールテンプレートに製品価格が添付されたドキュメントが含まれる場合は、「価格リスト」と入力します。

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テンプレートに使用するテキストをメールの本文に入力します。受信者が何を受け取っているかがわかるように、詳細な問い合わせ用の連絡先の詳細や添付ファイルの簡単な説明などの情報を含めます。[返信定型文]リンクをクリックしてから、[保存]オプションの下にあるテンプレートに以前に割り当てた名前をクリックします。「OK」をクリックしてプロセスを完了します。

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メッセージの「宛先」および「件名」領域に、電子メールの件名と受信者の詳細を入力します。

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メッセージの上部にある[ファイルを添付]リンクをクリックします。表示されるダイアログボックスで、添付するファイルが含まれているフォルダに移動し、目的のファイルをクリックして、[開く]をクリックします。ファイル名の横にあるチェックマークは、ファイルが電子メールに正常に添付されたことを示します。

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メールに添付ファイルを追加したい場合は、「別のファイルを添付」をクリックしてから、「送信」をクリックしてください。

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テンプレートを再利用する場合は、[作成]をクリックし、[返信定型文]ドロップダウンメニューから使用するテンプレートの名前をクリックします。「ファイルを添付」をクリックして、選択したテンプレートに適切な添付ファイルを選択します。