勧誘を準備する方法

ビジネスが大きいほど、特定の商品やサービスの購入に正式な調達計画が必要になる可能性が高くなります。目的は、完成品を販売するときにビジネスが実現する利益よりも多くのコンポーネントをビジネスが浪費したり支払ったりしないようにすることです。勧誘は、企業が入札または提案依頼書への招待を通じて、競合するサプライヤーからのオファーを積極的に勧誘する調達プロセスのフェーズです。勧誘文書は、購入、購入要件を特定し、正式な入札または提案を提出するときに各サプライヤーが従わなければならないプロセスの概要を示します。

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招待状のドラフトを作成します。この書簡は、潜在的なサプライヤーが入札プロセスへの参加に関心があるかどうかを判断する際に必要な重要な情報を提供します。正式な声を使用し、用語を明確に定義し、徹底的な説明と説明を提供します。提出期限、購入の必要性の簡単な説明、入札の準備、構成、提出の手順を含めます。入札が有効である必要がある期間などの詳細を提供し、入札オファーを評価するときにビジネスが使用する基準と方法を説明します。

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数量、明確な技術仕様、製品性能要件などの要件のスケジュールを作成します。パフォーマンスの期待値が、個人的な解釈の余地がないようにしっかりと書かれていることを確認してください。これは、購入の契約実行段階での誤解や意見の不一致を防ぐために不可欠です。最後に、配達日、配達輸送のモード、配達条件などの配達情報を含めます。

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サンプル契約、承認された注文書のコピー、および一般条件と特別条件を記載したシートを挿入します。条件には、保険や保証の要件、不履行および遅延履行のペナルティ条項などの項目を含めることができます。契約条件と一緒にサンプル契約を送信すると、サプライヤーは署名する前に法律専門家に契約を確認してもらう機会が与えられます。

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勧誘の最終項目としてオファー提出フォームを含めます。サプライヤーが入札書類に署名して返送すると、提出フォームは法的拘束力のある書類になります。弁護士から入手できる標準の送信フォームを使用するか、カスタムフォームを作成します。