ビジネスコミュニケーションの基本要素

ビジネスコミュニケーションは、組織内でさまざまな形で現れます。企業は、Webサイト、レポート、または定期刊行物を介してクライアントと通信します。社内コミュニケーションには、電話、ボイスメール、会社のニュースレター、社内の電子メールシステムなどがあります。いずれの場合も、ビジネスコミュニケーションが社内外であろうと、成功の基本となる3つの要素は、明確さ、構造、および対象者を知ることです。

明快さ

明確に書くことやコミュニケーションすることは、おそらくコミュニケーションの最も重要な要素です。効果的なビジネスコミュニケーションは的を射たものであり、ダブルスピークを挿入せずに何を意味するのかを正確に伝え、可能な限り簡単な言葉で伝えます。少数の人しか知らない業界の頭字語の代わりに、一般的な俗語を使用すると、聞き手または読者がコミュニケーションを利用しやすくなり、簡単に理解できます。

構造

優れたストーリーテリングと同様に、ビジネスコミュニケーションには、始まり、中間、終わりが必要です。この論理構造に従うことは、ほとんどの人が理解するように教えられてきたものであるため、読者またはリスナーにとって簡単です。この構造は、あらゆる種類の通信メディア、レポート、電子メール、またはボイスメールに使用します。会社の会議でも使用します。簡潔にし、過度に言葉を使わないようにしてください。そうすれば、メッセージが伝わるはずです。

聴衆

あなたの聴衆を理解してください。顧客とコミュニケーションをとるときは、顧客の知識の範囲外の用語ではなく、顧客が理解できる言葉を選択してください。同僚や他の社内チームメンバーと話すときも同じ概念が当てはまります。頭字語はスペースを節約するかもしれませんが、ほとんどの人はそれらが何を意味するのかわかりません。結果として書かれたコミュニケーションはアルファベットのスープのように見えます。あなたのトピックをあなたの聴衆に向けてください-あなたの聴衆をトピックに合わせるように強制しないでください。

一貫性

コミュニケーションに一貫性を持たせます。聞き手や読者を混乱させるだけの反対の立場をとらないでください。あなたが支持しようとしている問題の側面を選択し、それに固執します。一貫した声とスタイルを使用することで、聴衆はメッセージに取り組み、会社や製品への信頼を築くことができます。一貫性のない、または矛盾するメッセージに含まれる情報を信頼する可能性はほとんどありません。

適切な媒体を使用して、視聴者に対応します。メッセージに個人的な手紙や電子メールが必要な場合は、その媒体をメッセージに使用します。ただし、音声対音声または対面のコミュニケーションが必要な場合は、電子メールは間違った選択です。ビジネスコミュニケーションに使用される媒体はメッセージに信頼性を与えるので、メッセージをサポートする媒体に固執します。