管理メモの書き方

企業は管理メモを使用して、複数の人に情報を広めます。このようなメモは、たとえば、ポリシー、イベント、またはイニシアチブに関するニュースを詳しく説明し、すべての適切なマネージャーに同時に情報を配信します。効果的な管理メモを作成するには、聴衆を理解し、マネージャーが1日を通して多くの通信を受け取ることを理解する必要があります。注目を集めるために、関心のある件名を使用して、明確かつ簡潔にメモを作成します。

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情報が必要なマネージャーにのみメモを送信してください。メモを書くたびに組織内のすべてのスーパーバイザーにメモを配布すると、メモを読む機会を減らすことができます。選択することで、マネージャーは受け取ったかどうかを知ることができ、内容はおそらく重要です。

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読者の注意を引くために、強い主題、またはRe:の行を書きます。「医療給付プログラムの更新」などの通常のことではなく、「医療プログラムに追加されたエキサイティングな新しい給付」と書くことができます。

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最初の文に記事の目的を要約します。管理者はこれをガイドとして使用して、読み続けるべきかどうかを判断します。メモを一般的に開くと、忙しいマネージャーはその情報は時間の価値がないと結論付ける可能性があるため、最初の行に十分な詳細を含めて、メモが価値があるとマネージャーを説得します。

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メモは短く簡潔にしてください。すばやく読むために、段落と箇条書きを組み合わせて使用​​します。同時に、情報を明確に説明するのに十分なコンテンツを含めます。多くの人々は、ポイントを伝えるために短いソーシャルメディアの投稿に条件付けられています。たとえば、マネージャー向けのメモとTwitterの更新の違いを理解します。メモは、問題の満足のいく要約を提供する必要があります。

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読者の次のステップまたは責任を明確にします。特定の情報を収集する必要があるかどうかを明確に述べ、セミナーに参加し、その問題や追加のアクションが必要なその他のことについて部下を教育します。アクションがある場合は、その特定の期限を含めます。

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マネージャーのいずれかがメモの内容に関して質問がある場合は、連絡先の名前と情報をリストしてください。