ビジネス会議を提示する手順

ビジネス会議を作成することは、企業または業界内の人々を集め、アイデアを共有し、新しいトレンドや機会について学ぶための優れた方法です。志を同じくする人々の関係を築きながら、ベストプラクティスを共有する機会です。会議の開催は複雑な作業であり、イベントを成功させるために数か月の計画が必要になる場合があります。

テーマを選択

テーマの選択は重要なプロセスであり、事前の考慮なしに行われるものではありません。最高の会議は、タイムリーなコンセプトやアイデアを取り入れ、参加者の共感を呼ぶ会議です。「ソーシャルメディアを使用してビジネスを改善する」というタイトルの会議は、「ビジネスを改善する」という会議よりも多くの人々を魅了する可能性があります。同様に、「今年のボーナスの受け取りを保証する方法」と呼ばれる社内の営業会議は、「年次営業会議」と呼ばれる会議よりも強く共鳴します。

予算を決定する

予算が決定するまで計画を立てることはできません。イベントが年次の場合は、以前の会議の実際の費用を出発点として使用できます。部屋のレンタル、スピーカー料金、A / V機器などの一部の費用は固定されていますが、旅行、ホテル、食事の費用は参加者の数によって決まります。

スピーカーを選択

ビジネス会議の最も重要な部分は、適切な講演者を選択することです。テーマの理想に最もよく話し、ダイナミックな方法でそれを行うスピーカーを選択してください。可能であれば、彼らが参加しているイベントに参加することを計画してください。それが不可能な場合は、オンラインでそれらのビデオを見ることができるかどうかを確認してください。会議が社内イベントの場合は、基調講演にダイナミックな個性を選択するか、MCとして行動します。会社の最高経営責任者や最高財務責任者など、必須の参加者の1人が興味深く、ダイナミックなプレゼンターではない場合は、別の人が質問する「トークショー」形式で情報を提示することを検討してください。

場所を選択

会議に適した場所を選択することも重要です。検索を開始するには、参加する予定の人数を決定します。その数を念頭に置いて、あなたが探している雰囲気のタイプを検討してください。それは正式な会議ですか、それともカジュアルな隠れ家ですか?あなたは街の環境の中にとどまりたいですか、それとももっとリラックスした何かのために町から出て行きたいですか?そこから、参加者がホテルの宿泊施設や会場への交通手段を必要とするかどうか、そして計画された社交イベントがあるかどうかを検討します。

オーディオ/ビデオ制作

貧弱なサウンドシステムや誤動作しているビデオプロジェクターほど速くビジネス会議を台無しにすることはできません。イベントの規模によっては、制作会社のサービスが必要になる場合があります。これらの専門家は、イベントの成功を確実にするのに役立ちますが、コストが大幅に増加します。3つの見積もりを取得し、会社の代表者と直接会ってください。ホテルや会議施設の「優先サプライヤー」は、通常、外部の会社よりもはるかに高価です。それらが独占的なプロバイダーでない場合は、他の見積もりを入手してください。

飲食

会議の長さによっては、出席者に食べ物や飲み物を提供する必要があります。メニューの選択は主に予算によって決まります。コーヒー、ソフトドリンク、スナックなどのアイテムのコストに注意してください。多くのホテルやコンベンションセンターでは比較的安価な食事を提供していますが、コーヒー1杯につき7ドルもかかります。

ヘルプを使用する

ボランティアまたはスタッフを特定の主要な役割に割り当てます。1人の担当者がスピーカーを担当し、スピーカーに何が期待されているか、旅行の宿泊施設が手配されていること、資料が正しいラップトップまたはその他の機器にロードされていること、マイクやその他の機器が使用できるように設定されていることを確認する必要があります。出席者の到着を管理する役割を誰かに割り当て、会場のスタッフ、ケータリング業者、および制作サポートを担当する別の人を割り当てます。