ビジネスの標準的な操作手順を作成する方法

標準的な操作手順は、あなたの会社がどのようにビジネスを行うかを説明しています。政府の規制は通常、基本的な要件を規定しており、個々の企業が従業員による作業の方法を定義できるようにしています。標準的な操作手順では、品質管理システムと技術活動がどのように機能するかを文書化する必要があります。SOPは通常、製品の出力が業界標準に準拠するように、生産システムを維持および使用するために必要な手順を定義します。これらの手順を使用して、スタッフは確実に、一貫して、安全にジョブタスクを完了することができます。

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組織に必要なSOPを特定します。たとえば、テスト、操作、分析、アーカイブ、およびサポートに関する指示を提供するために必要なSOPのリストを作成します。SOPの生成に貢献する必要があるのは誰か、ドキュメントを承認する必要があるのは誰かを特定します。レビュープロセスを設定し、改訂がいつどのように行われるかを文書化します。SOPは、2年ごとなど、定期的に評価する必要があります。

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業界の組織によって作成されたリファレンスライブラリのWebサイトからテンプレートドキュメントをダウンロードするか、会社に適した独自のドキュメント形式を作成します。たとえば、National Interoperability Information eXchangeは、正式な契約とSOPリファレンスライブラリのWebサイトを提供して、通信の相互運用性に関連する標準的な運用手順を開発する方法について、あなたのような企業にガイダンスを提供します。

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手順ごとにタイトルページを作成します。完全なタイトルをリストします。各手順には、説明的なタイトルと番号が必要です。たとえば、人事に関連する手順に「HR」の文字をラベル付けします。手順およびその他の関連手順の目的を説明する短い要約を書きます。必要な機器と一般的な安全上の注意事項を記載してください。該当する場合は、特定のモデル番号またはソフトウェアのバージョンを提供します。補足の使用マニュアルへの参照を含めます。著者の名前とドキュメントの日付をリストします。この手続きを承認できる人の名前と承認日を記入してください。

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詳細な手順を含むページを作成します。各ページに承認データまたはバージョン番号を含めます。SOP番号を含め、各ページでもカテゴリを指定します。各ページの下部に、現在のページ番号とドキュメントの合計ページ数を含めます。

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正確性を確認したら、ドキュメントをアーカイブします。適切な担当者用にコピーを作成し、スタッフ全員が標準の操作手順を取得、使用、フィードバックする方法に関するトレーニングを受けられるようにします。たとえば、会社のイントラネットWebサイトを作成して、ドキュメントをアップロード、カタログ化、およびアクセスを許可できるようにします。ドキュメントへのアクセスを監視します。各手順の実行によって生成されたログと出力を調べて、動作が文書化された標準操作手順に準拠していることを確認します。