小口現金を調整する方法

事業主は、突然病気になった従業員のカードや大量注文の合間に数回の事務用品の購入など、わずかな付随費用のために確保された小口現金基金を定期的に監査します。監査は、ファンドの管理を担当する従業員、および小口現金を要求する従業員がファンドを正しく使用しており、ファンドから盗んでいないことを確認するのに役立ちます。引き出しに入れられた元の現金の合計を、残りの現金の合計および引き出された現金の合計の記録と比較することによって、小口現金を調整します。

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小口現金資金引き出しに残っている紙幣を数え、「現金」とその合計を紙に書きます。コインを取り出して数え、紙と合計に「コイン」と書きます。2つの小計を合計し、「現金の合計」と金額を記入します。

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小口現金引き出しバウチャーまたは小口現金ログと購入レシートの証明を削除します。各伝票またはログエントリの領収書があることを確認します。そうでない場合は、領収書を提出しなかった従業員に領収書を提出するか、領収書が存在しない理由を尋ねてください。

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「事務用品」や「その他」などの用途に基づいて、引き出しをカテゴリに分類します。最初のカテゴリの金額を追加します。紙に「引き出し」と記入し、ヘッダーの下にカテゴリー名と合計金額を記入してください。他のカテゴリーと金額で繰り返してから、小計を追加し、「総引き出し額」と合計引き出し額を記入します。

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総引き出し額を総現金額に追加し、その金額を元の残高と比較します。金額が一致しない場合は、合計をもう一度確認してください。すべてを正しく追加したが、合計が元の残高より少ない場合は、「キャッシュショート」と金額を書き留めます。合計が元の残高より多い場合は、「キャッシュオーバー」と金額を書き留めます。

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元の残高を復元するために必要なお金を現金化するために小切手を書きます。合計が元の残高と等しい場合は、合計引き出し額の小切手を書き込みます。不足している場合は、合計引き出し額とキャッシュ不足額を追加し、合計の小切手を書き込みます。現金超過がある場合は、総引き出し額から現金超過を差し引き、残りの小切手を書き込みます。

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不足または超過の理由がわかっている場合、または理由を特定できなかったことを説明するメモを紙に書きます。終了したら、用紙に署名して日付を記入し、フォームを照合したことを示してから、後で参照できるようにバインダーまたはファイリングキャビネットにファイルします。