受付係の主なパフォーマンス目標

中小企業の受付係は、オフィスへの訪問者に挨拶したり、電話を直接かけたりするだけではありません。受付係は、配達を処理し、メールを処理し、マネージャーに電話をかけ、弁護士を処理することがよくあります。中小企業は、事務用品の管理、簡単な請求、データベース入力、通信の入力と校正など、ダウンタイムを埋めるために継続的なタスクを割り当てることで、受付係を最大限に活用します。組織図の分析と詳細な職務記述書は、受付係の立場を最大限に活用するのに役立ちます。

良い第一印象を与える

多くの場合、受付係は、顧客やベンダーが最初に連絡をとる人です。彼女が混乱している、あなたの人員や部門に不慣れである、または身体的に無関心である場合、それはあなたの会社がどれほど組織化されているか、またはあなたがあなたのビジネスをどれほど真剣に受け止めているかについてのメッセージを送ります。受付係のドレスコードを設定します。これにより、受付係は「カジュアルな金曜日」のドレスに参加できなくなる可能性があります。デスクでのチューインガム、受付での昼食、仕事中の音楽の演奏、またはワークステーションへの個人的な装飾の追加を禁止します。

デスクトップをすっきりさせ、コンピューターのモニターを訪問者から遠ざけるように要求します。受付係に主要な顧客やベンダーをよく理解してもらい、名前を覚えたり、会社を知ったり、何を作ったり売ったりするかを理解することで、彼らが重要で価値があると感じられるようにします。

効率的な人身売買を提供する

訪問者が到着して人々が電話をかけるとき、受付係はあなたのスタッフがどこにいるかを推測したり調べたりする必要はありません。受付係を訓練して、基本的な製品やサービスの知識など、会社が何をしているのかを正確に把握し、主要な連絡先が誰で、どこに問い合わせを送るかを理解できるようにします。彼があなたのオフィスがどのように組織されているかを知っていることを確認してください。そうすれば、彼はパッケージ、メール、顧客またはベンダーの問い合わせを適切な人に向けることができます。

彼があなたの職員と彼らの立場に精通するように彼を訓練してください。そして、珍しい名前の正しい発音を含みます。パッケージの受け入れと署名の手順を設定します。これは、効率の観点からだけでなく、安全性を向上させ、責任を軽減するためにも重要です。

受信の生産性を向上させる

電話や訪問者の頻度が低い場合、受付係は日中にかなりのダウンタイムが発生する可能性があります。受付係のポジションは、1つ以上の事務機能を処理することにより、職場の生産性を向上させることができます。多くの受付係は、簡単な請求、在庫の管理、メールの並べ替えと配信、Webサイトの更新、データベースの入力と通信の処理、キャッチオールアカウントから適切な部門への電子メールの送信、出席記録の保持を行います。パーソナルアシスタントを持たない中小企業の幹部は、電話をかける、予定を設定するなどのタスクを割り当てることによって、クライアントにアシスタントがいるという印象を与えるために受付係に頼ることがよくあります。

オフィスの士気を維持する

中小企業の受付係は、多くの場合、オフィスの「人間のウォータークーラー」です。ほとんどの従業員は日常的に受付係と連絡を取り、職場のニュースについておしゃべりしたり話し合ったりすることがよくあります。受付係はグループランチプランを知っており、誰かがおやつを休憩室に持ってきたのか、誕生日を迎えたのか、婚約したのか、昇進したのかを知っています。

彼女は会社の士気を向上させるのに建設的であるか、噂やゴシップを広めることによって破壊的である可能性があります。受付係の意見について従業員に質問し、従業員の士気に関して彼女がプラスの影響かマイナスの影響かを判断します。