給与システムの設計方法

給与システムの設定は、ビジネスを始めるための重要なステップです。適切なシステムを選択すると、給与が合理化され、法的な源泉徴収と飾り付けの要件を満たすことができ、内国歳入庁と州および地方自治体による不正確な報告に対する罰金や罰則から保護されます。手作業で給与を管理したり、給与サービスを雇ったり、スプレッドシートを使用したりできます。ソフトウェアおよび給与計算サービスは、管理を簡素化し、精度を向上させますが、業界、予算、および従業員数に最適なシステムを選択する必要があります。

あなたのビジネスを登録する

従業員を雇用する前に、雇用主識別番号(EIN)を取得してください。あなたの州や市も雇用主の登録を必要とするかもしれません。当局への報告と給与税の支払いを簡素化するために給与システムのカテゴリを設計できるように、報告義務を学びます。連邦政府の責任に関する情報は、IRSが発行する雇用者税ガイドから入手できます。労働者を雇用している州の機関にアクセスまたは連絡して、課税および報告のガイドラインを取得し、市税を控除する必要があるかどうかを確認してください。

従業員と作業サービスを文書化する

身分証明書をコピーし、従業員のステータスを確認して、従業員が米国で働く法的権利を持っていることを確認します。賃金率、コミッション、給与、および従業員に支払う頻度を、毎週、2週間ごと、または毎月決定します。補償および事業控除の対象には、食事、制服、健康保険、退職金制度、州税および連邦税、場合によっては市税が含まれます。これらの控除のそれぞれの給与記録にカテゴリを含め、給与、コミッション、時給、残業の個別のリストを含めます。これらの控除の文書は税務当局に送付する必要があります。

給与システムを選択する

手作業で記録を保持するか、計算を容易にするためにコンピューターのスプレッドシートをフォーマットします。。あなたのビジネスがそれを正当化するのに十分大きいならば、給与のアウトソーシングを検討してください。給与計算サービスは、企業に多くの記録管理とレポートの利点を提供し、ソフトウェアプログラムも同様の利点を提供します。システムに関係なく、誰かが数字を入力し、レポートを提出し、小切手に署名し、労働時間を報告し、給与期間ごとにシステムを変更する必要があります。つまり、新入社員を追加し、源泉徴収税率と賃金率を変更します。給与計算サービスは、許可された人がレビューして署名する小切手を発行しますが、社内で小切手を印刷して、そのオプションを提供するサービスが必要な場合があります。社内で給与を管理する人気のあるソフトウェアプログラムには、Intuit Payroll、QuickBooks、Payroll Mate、Center Point、ezPaycheckなどがあります。

システムを選択する前に質問する

システムは、最初の給与に対してのみ効果的に機能します。源泉徴収、報告要件、および従業員のステータスの変更には、継続的な調整が必要です。新しい労働者を追加し、源泉徴収を変更し、控除を微調整する効果的な方法を設計することは、正確な給与計算に不可欠です。給与計算プロバイダーが、給与計算の変更に関係なく、オンライン更新、適切なセキュリティ対策、および定額の年会費を提供しているかどうかを確認します。ビジネスが政府の規制の対象である場合は、各プロバイダーがセキュリティ要件を満たしているかどうかを判断してください。給与計算サービスが原因で発生したエラーや延滞料を補償しているかどうかを確認します。一部の給与計算会社は、有料でレポートを提出します。互換性のあるファイルでレポートを取得できることを確認してください。給与を社内で処理する場合は、互換性、使いやすさ、オンライン機能に基づいてシステムを選択してください。レポートを提出した後、保険会社、健康保険、政府機関、退職金制度に支払いとレポートを送信します。給与計算ベンダーから情報を受け取った後、レポートを確認して小切手を発行するのに十分な時間をとってください。